Quản lý sự thay đổi
Tác giả: https://www.facebook.com/share/12DS1koa3ff/?mibextid=wwXIfr
PHẦN I: GIỚI THIỆU
Như đã hứa với các bạn, hôm nay tôi xin giới thiệu một Khoá học E-learning của WCO - "Giới thiệu về Quản lý sự thay đổi".
Hôm qua tôi vừa khen Khoá học về "Đánh giá/thẩm định AEO" do tôi khởi xướng khi còn là Chuyên gia Kỹ thuật của WCO là khoá học lý thú, bổ ích, logic... thì hôm nay tôi phải đánh giá Khoá học "Quản lý sự thay đổi" là một khoá học trên cả tuyệt vời.
Tại sao tôi lại nói vậy? Bởi Khoá học cung cấp một cách hoàn chỉnh các cấu phần từ định nghĩa, yêu cầu, phương pháp và công cụ. Cuối mỗi phần lý thuyết đều có ví dụ minh hoạ, thực tiễn tốt nhất, câu hỏi trắc nghiệm, và tóm tắt lại nội dung đã học. Để nhận được chứng chỉ, tôi phải trải qua một bài TEST, rất vui là tôi đã có được chứng chỉ về "Quản lý sự thay đổi", một chương trình mà tôi dự định học từ lâu.
Khoá học này gồm ba phần chính:
📌 I. Giới thiệu về Quản lý Sự thay đổi.
📌 II. Công cụ và Quy trình Quản lý Sự thay đổi
📌 III. Đánh giá và liên tục hoàn thiện.
Trong bài này, tôi xin đề cập phần 📌 I. "Giới thiệu về Quản lý sự thay đổi".
📔 1. Phân loại sự thay đổi và yêu cầu:
Nói chung, sự thay đổi là quá trình điều chỉnh, sửa đổi của cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp để có thể thích ứng với những áp lực từ môi trường, công nghệ hay chính sách. Tuy nhiên, khoá học này chủ yếu tập trung nói về Thay đổi của tổ chức trong lĩnh vực công, đặc biệt là của các cơ quan Hải quan (cơ quan quản lý và tạo thuận lợi cho thương mại quốc tế, vận chuyển xuyên biên giới và do đó thường có yêu cầu thay đổi linh hoạt để phù hợp với những thay đổi của chuỗi cung ứng và công nghệ hiện đại).
Có 5 loại thay đổi được giới thiệu cùng với yêu cầu đối với cơ quan Hải quan là:
i. Thay đổi Chiến lược: Là sự thay đổi lớn về mục tiêu, tầm nhìn, chính sách, hay nhiệm vụ của cơ quan Hải quan. Loại thay đổi này sẽ có ảnh hưởng đến thương mại quốc tế và quy định pháp luật, đòi hỏi phải có sự thảo luận, truyền thông đến các bên liên quan, nhằm đảm bảo sự thay đổi lớn được diễn ra theo đúng lộ trình và đạt mục tiêu.
ii. Thay đổi cơ cấu: là sự thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy, liên quan đến thay đổi cấp báo cáo, thay đổi vai trò, trách nhiệm và nguồn nhân lực. Điều này đang diễn ra đối với cơ quan Hải quan Việt Nam hiện nay. Và nó có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến rất nhiều đối tượng. Yêu cầu đặt ra là: Cần thảo luận, trao đổi với các bên liên quan như: cán bộ, người lao động; các cơ quan Chính phủ có liên quan và Doanh nghiệp để họ nắm được sự thay đổi quan trọng về cơ cấu tổ chức, bộ máy, để có sự thích ứng nhanh.
iii. Thay đổi quy trình: Cơ quan Hải quan có nhiều quy trình liên quan đến xử lý thông quan, giám sát và kiểm soát hàng hoá, phương tiện vận tải và hành khách Xuất cảnh, nhập cảnh. Sự thay đổi về quy trình có thể đến từ sự thay đổi chính sách, hay từ việc áp dụng biện pháp quản lý rủi ro hoặc quản lý biên giới tích hợp...Đối với việc thay đổi quy trình, đòi hỏi các bên liên quan phải được đào tạo chuyên sâu.
iv. Thay đổi công nghệ: do đặc thù quản lý chuỗi cung ứng và thương mại xuyên biên giới, cơ quan Hải quan thường xuyên phải thay đổi hệ thống và ứng dụng Công nghệ hiện đại. Ví dụ: Hệ thống thông quan tự động, áp dụng trí tuệ nhân tạo trong Quản lý rủi ro, ứng dụng blockchain... Đối với sự thay đổi này, đòi hòi cần có sự hợp tác với các đối tác công nghệ, đào tạo và hướng dẫn cán bộ cũng như Doanh nghiệp.
v. Thay đổi văn hoá: Văn hoá là yếu tố chung, thường xuyên thay đổi liên quan đến giá trị sống, cách ứng xử với môi trường, xã hội như thay đổi "Quy tắc ứng xử nơi công sở", bình đẳng giới...Yêu cầu: Ý chí của Lãnh đạo, trao đổi với các bên bị tác động, tăng cường nâng cao nhận thức...
📔 2. Khái niệm về Quản lý sự thay đổi
Nó là một cách tiếp cận có hệ thống cùng với 1 loạt các hoạt động nhằm mục tiêu chuyển đổi toàn bộ hoặc thay đổi từng cấu phần của một tổ chức, như Văn hoá, Công nghệ, Quy trình, Cơ sở hạ tầng. Cách tiếp cận có hệ thống đòi hỏi việc lên kế hoạch cho sự thay đổi, triển khai kế hoạch thay đổi, quản lý rủi ro và theo dõi đánh giá nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Lịch sử của Quản lý sự thay đổi:
✍️ Đầu thế kỷ 20: Áp dụng lý thuyết Taylorism - Trước yêu cầu của Công nghiệp hoá, các phương pháp quản lý sự thay đổi hướng đến tối ưu hoá hiệu suất lao động, chuyên môn hoá sâu.
✍️ Giai đoạn 1940 - 1990: Áp dụng lý thuyết về Quản lý Nhân sự - Nhấn mạnh đến yếu tố Xã hội và Tâm lý để quản lý sự thay đổi.
✍️ Giai đoạn 1990 - 2000s: Quản lý Sự thay đổi Chiến lược - Quản lý sự thay đổi Công nghệ tích hợp với Quản lý Chiến lược.
✍️ Xu hướng hiện tại và tương lai: Thay đổi như là Văn hoá và mang tính hài hoà bền vững (chuyển đổi nhỏ và liên tục).
Tại sao cơ quan Hải quan cần Quản lý sự thay đổi?
☘ Để duy trì khả năng thích ứng với sự thay đổi của Công nghệ;
☘ Để tuân thủ với các Chuẩn mực quốc tế (khi chúng ta muốn hội nhập sâu với thế giới, bởi Hải quan là mắt xích trung tâm trong chuỗi cung ứng xuyên biên giới);
☘ Để nâng cao hiệu quả và năng suất lao động;
☘ Đáp ứng yêu cầu về quản lý rủi ro và an ninh;
☘ Để nâng cao trình độ cho cán bộ, công chức;
☘ Để nâng cao hiệu quả hợp tác với các đối tác khác;
☘ Nó là quá trình liên tục hoàn thiện; và
☘ Để duy trì niềm tin của Người dân và của Doanh nghiệp.
📔 3. Phương pháp Quản lý sự thay đổi:
Là việc áp dụng các Quy trình, Công cụ và Kỹ thuật nhằm mục tiêu QUẢN LÝ CON NGƯỜI bị sự tác động bởi sự thay đổi. Nhằm hướng đến đạt được: MỤC TIÊU CHIẾN LƯỢC đã định.
Nội dung này được đi sâu trong PHẦN II. Công cụ và quy trình quản lý sự thay đổi. Điều cần chú ý ở đây là Mục tiêu của Quản lý sự thay đổi là "Quản lý Con người" bởi họ là đối tượng bị tác động trực tiếp bởi sự thay đổi, sự thành công hay thất bại đều nằm ở yếu tố con người.
📔 4. Sự tiến hoá của Quản lý sự thay đổi:
Quản lý sự thay đổi cũng có tiến trình:
☘ Đầu tiên nó có thể là sự phản ứng thụ động: Thay đổi do bị áp lực từ bên ngoài.
☘ Chủ động thay đổi: Gắn với việc thực hiện chiến lược dài hạn.
☘ Mô hình quản lý sự thay đổi: phần này sẽ nói sâu hơn ở phần hai, tuy nhiên có hai mô hình nổi tiếng, đó là Mô hình 8 bước của John Kotter là phương pháp quản lý sự thay đổi khoa học, có tính hệ thống và được chấp nhận rộng rãi; hay mô hình ADKAR (Nhận biết, Mong muốn, Kiến thức, Hành động và Củng cố) nhấn mạnh đến phản ứng của con người tiến trình thay đổi.
☘ Tích hợp Công nghệ với sự thay đổi: Công nghệ thay đổi liên tục, cùng với yêu cầu số hoá dữ liệu đòi hỏi sự quản lý sự thay đổi mang tính thường xuyên.
☘ Xu hướng hiện tại và tương lai: Để sự thay đổi không còn tạo ra cú sốc, và bền vững hơn, các xu hướng quản lý sự thay đổi đã có sự điều chỉnh. Nó bao gồm các yếu tố: chuyển đổi văn hoá, yêu cầu sự liên tục học hỏi, quan tâm đến sức khoẻ và an sinh xã hội, và cuối cùng là quyết định sự thay đổi cần được lên Kế hoạch và dựa trên số liệu khoa học.
Dưới đây là Sơ đồ hoá Phần I. GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI. Viết dài dòng vậy nhưng tóm lại nó chỉ ở trên một trang A4 thôi, các bạn nhớ được key words ở từng ô chữ là đã hiểu khái quát khái niệm về sự thay đổi và quản lý sự thay đổi; các phương pháp để quản lý sự thay đổi (nó chính là quản lý CON NGƯỜI) và cuối cùng là Sự tiến hoá, phát triển của các xu hướng quản lý sự thay đổi.
PHẦN 2. CÔNG CỤ VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI
Trong phần 1, mình đã tóm tắt cho các bạn những khái niệm cơ bản về sự thay đổi, quản lý sự thay đổi, phương pháp và xu hướng của quản lý sự thay đổi.
Trong phần 2, khóa học giới thiệu một cách toàn diện phương pháp quản lý sự thay đổi. Nó bắt đầu từ việc xác định những bên liên quan đến sự thay đổi, quy trình quản lý và xử lý sự kháng cự nếu có và các mô hình cũng như công cụ hỗ trợ tiến trình quản lý sự thay đổi một cách logic, khoa học.
I. SỰ THAM GIA CỦA CÁC BÊN LIÊN QUAN: Trước hết, sự thay đổi trong ngành Hải quan sẽ trực tiếp hoặc gián tiếp ảnh hưởng đến các bên liên quan như cán bộ, công chức, các cơ quan Chính phủ và đặc biệt là cộng đồng Doanh nghiệp. Cần xác định và phân loại cá nhân hoặc nhóm đối tượng có thể có tác động tích cực hoặc bị ảnh hưởng tiêu cực của tiến trình thay đổi (từ đó sẽ đưa ra biện pháp ứng xử thích hợp).
5 trụ cột chính của quản lý sự thay đổi:
1.1. Tăng cường khả năng ra Quyết định sáng suốt nhờ: thông tin từ các đối tượng liên quan; và chiến lược truyền thông ứng với mỗi nhóm đối tượng.
1.2. Hạn chế tối đa sự đứt gãy dòng chảy thương mại do sự thay đổi của cơ quan Hải quan. Cần sự tham vấn với DN để biết được khả năng đứt gãy tiềm tàng, có biện pháp xử lý tạm thời nhằm duy trì chuỗi cung ứng quốc tế.
1.3. Hài hòa chiến lược và chuẩn mực quốc tế với những thay đổi đảm bảo vẫn tạo thuận lợi cho TM, thu thuế bình thường và bảo vệ an ninh, an toàn cho cộng đồng và xã hội.
1.4. Tuân thủ quy định pháp luật: hợp tác chặt chẽ với các cơ quan chính phủ đảm bảo sự thay đổi không trái với các quy định pháp luật và tạo thuận lợi cho việc tuân thủ của DN.
1.5. Dự kiến sự kháng cự nếu có và có biện pháp xử lý chúng. Chủ động liên hệ các bên liên quan, xác định rõ nguồn gốc kháng cự sự thay đổi và chủ động đề xuất biện pháp đối ứng.
HAI công cụ quan trọng hỗ trợ quá trình này:
Ma trận quyền lực (cao/ thấp) và lợi ích (nhiều/ ít): ứng với mỗi nhóm cần có biện pháp xử lý khác nhau.
Bản đồ các bên liên quan: lập bảng rà soát các bên liên quan và tác động của sự thay đổi đối với họ. Đề xuất biện pháp xử lý thích hợp.
II. QUẢN LÝ SỰ KHÁNG CỰ:
Có hai dạng kháng cự: chủ động và bị động. Nhóm chủ động sẽ này tỏ bằng hành động công khai và thể hiện sự chống đối; nhóm bị động sẽ gián tiếp bày tỏ hoặc ngấm ngầm kháng cự, không tuân thủ (thiếu nhiệt tình, né tránh áp dụng cái mới).
Nguyên nhân của những đối tượng kháng cự:
2.1. Sợ cái mới, điều chưa biết;
2.2. Mất khả năng kiểm soát;
2.3. Thiếu sự nghiên cứu, hiểu biết và đặc biệt là
2.4. Sợ mất việc làm.
Cách vượt qua thách thức:
Cơ quan có sự thay đổi cần tạo ra kênh trao đổi thông tin cởi mở với các bên bị tác động hoặc có dấu hiệu kháng cự.
Tăng cường giáo dục, đào tạo cho các đối tượng này.
Lôi kéo họ và khuyến khích họ tham gia vào các sáng kiến đổi mới, các khóa học nâng cao kỹ năng đối diện với sự thay đổi.
Hỗ trợ các cấp lãnh đạo để hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn.
Có cơ chế phản hồi thu thập thông tin để ra phương án xử lý thích hợp.
III. MÔ HÌNH và QUY TRÌNH
Có ba mô hình cơ bản hỗ trợ cơ quan Hải quan đề ra quy trình quản lý sự thay đổi một cách bền vững.
3.1. Mô hình 8 bước của John Kotter.
Đây là mô hình đại học Havard sử dụng do Kotter thiết kế. Nhằm tạo ra lộ trình cho tổ chức vượt qua thách thức; mô hình này cho phép tiếp cận các bên liên quan ở mọi cấp độ và hài hòa nỗ lực của họ hướng đến đạt mục tiêu chiến lược của tổ chức.
8 bước trong mô hình Kotter bao gồm:
B1: Tạo cảm giác cấp bách;
B2: Hình thành đội nhóm dẫn dắt;
B3: Xây dựng tầm nhìn và chiến lược hành động;
B4: Truyền đạt tầm nhìn, mục tiêu cho đội nhóm dẫn dắt;
B5: Loại bỏ rào cản và các yếu tố cản trở tiến trình.
B6: Tạo ra những thắng lợi ngắn hạn: để khích lệ, động viên, tạo động lực vượt qua trở ngại.
B7: Duy trì sự liên tục: tránh kéo dài thời gian và đi chệch định hướng.
B8: Đưa thay đổi vào văn hóa tổ chức.
3.2. Mô hình ADKAR:
Được phát triển bởi Jeff Hiatt, là một khung quản lý sự thay đổi hướng đến mục tiêu cụ thể trong từng giai đoạn.
Awareness (Nhận thức): tăng cường nhận thức về sự cần thiết thay đổi. Trả lời câu hỏi: “tại sao cần thay đổi?”
Desire (mong muốn): làm rõ lợi ích dẫn đến mong muốn thay đổi. Trả lời câu hỏi: “tôi mong muốn điều gì ở tiến trình thay đổi này?”.
Knowledge (kiến thức): trả lời câu hỏi: “tôi cần kiến thức gì để đáp ứng sự thay đổi?”.
Ability (khả năng): “tôi cần kỹ năng gì để thay đổi?”
Reinforcement (củng cố): duy trì văn hóa thay đổi, trở thành văn hóa tổ chức. Trả lời câu hỏi: làm sao để chúng tôi duy trì và củng cố kết quả của sự thay đổi.
3.3. Mô hình SWOT
Đây là mô hình rất phổ biến trong xây dựng và quản lý Chiến lược. Nó cũng được vận dụng một cách hoàn hảo trong quản lý sự thay đổi.
Strength (điểm mạnh)
Weekness (điểm yếu)
Opportunity (cơ hội)
Threat (thách thức)
Sorry cả nhà, do mình quản lý thời gian chưa hiệu quả lắm, nên vẫn chưa xong phần đóng gói nội dung của khóa học để phục vụ anh chị em.
Những ai đọc hiểu tiếng Anh thì tham khảo trước nhé. Bạn sẽ tìm thấy rất nhiều thông tin hữu ích trong 10 trang sketch notes của mình dưới đây. Sketch notes cho ta bức tranh đầy đủ hơn về nội dung chi tiết của khóa học này.
Phần đóng gói mình làm tạm thời trên 1 trang A4, nhưng chắc là sẽ phải phát triển thêm vì phần quy trình và công cụ quản lý sự thay đổi có rất nhiều điểm quan trọng, cần được đề cập!
TÓM TẮT KHOÁ HỌC "QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI"
Xen giữa mua sắm và nấu nướng trong những ngày nghỉ Tết Ất Tỵ, mình vẫn cố gắng duy trì thói quen tập thể dục cùng Câu lạc bộ 5AM và học hành. Nghỉ Tết dài mà chỉ ăn chơi thì rất chi là nguy hiểm vì số đo vòng hai sẽ tăng trưởng rất nhanh. Nên các bạn đừng ngạc nhiên thấy mình tiếp tục chia sẻ về đọc sách hay khoá học trong những ngày nghỉ Tết nhé (với mình đây là sự thư giãn lý thú, bổ ích).
Với khoá học "QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI" mình đã chia sẻ với các bạn hai phần quan trọng: 📌 Giới thiệu về quản lý sự thay đổi và 📌Công nghệ & Quy trình, cùng với hai PHƯƠNG PHÁP tóm tắt Sơ đồ hoá và visual note-taking.
Phần 3 của Khoá học này đi sâu vào các phương pháp đánh giá và tiếp tục hoàn thiện. Mình sẽ tóm tắt lại cả BA phần và thử áp dụng MINDMAP để các bạn tiếp cận nó một cách trực quan, dễ hiểu nhất.
Tóm lại, Khoá học "Quản lý sự thay đổi" trên CLIKC của WCO giới thiệu cho chúng ta những thông điệp chính sau:
1️⃣ Định nghĩa:
Quản lý sự thay đổi là một phương pháp tiếp cận có hệ thống hoặc các hoạt động nhằm tiến hành quá trình chuyển hoá hoặc thay đổi văn hoá, mục tiêu, quá trình, công nghệ hoặc cơ sở Hạ tầng (khoá học này chú trọng vào quản lý sự thay đổi của cơ quan Hải quan).
2️⃣ Lợi ích:
Tổ chức nào quản lý sự thay đổi tốt thì sẽ có nhiều tiềm năng phát triển bền vững hơn.
3️⃣ Năm dạng thay đổi:
✍️ Thay đổi Chiến lược (tầm nhìn, giá trị, định hướng).
✍️ Thay đổi hệ thống (cơ cấu tổ chức, mô hình Hải quan tập trung hay Hải quan Vùng, tinh giản biên chế...).
✍️ Thay đổi quy trình (thủ tục Hải quan).
✍️ Thay đổi Công nghệ (thông quan tập trung, TMĐT, soi chiếu...).
✍️ Thay đổi Văn hoá (quy tắc ứng xử, bình đẳng giới).
4️⃣ Năm giai đoạn của tiến trình quản lý Sự thay đổi:
☘ Đánh giá và lên Kế hoạch (thực trạng, ngân sách, thời gian).
☘ Thiết kế sự thay đổi (Mục tiêu, tiêu chí, kế hoạch).
☘ Thực hiện Chiến lược (Thực thi kế hoạch, đào tạo, triển khai kế hoạch).
☘ Kế hoạch truyền thông.
☘ Theo dõi và kiểm soát sự thay đổi.
5️⃣ Quản lý các bên liên quan:
Xây dựng bản đồ các bên liên quan - là công cụ trực quan đển xác định và phân tích mức độ ảnh hưởng và sự quan tâm của các bên liên quan khác nhau: Cán bộ Hải quan, các cơ quan Chính phủ khác, cộng đồng Doanh nghiệp.
Làm cơ sở thiết lập chiến lược để quản lý sự kháng cự hoặc tầm ảnh hưởng của các bên liên quan đó.
6️⃣ Sự kháng cự:
Sự kháng cự hay chống đối là phản ứng tự nhiên của cá nhân hay nhóm người trước sự thay đổi môi trường làm việc, quy trình, thói quen hàng ngày.
7️⃣ Năm chiến lược quản lý sự kháng cự:
✍️ Truyền thông rộng rãi về dự kiến thay đổi.
✍️ Khuyến khích sự tham gia và đóng góp.
✍️ Tăng cường giáo dục và đào tạo hỗ trợ thích ứng với tình hình mới.
✍️ Hỗ trợ lãnh đạo: đường lối đúng đắn và duy trì quyết tâm.
✍️ Có cơ chế phản hồi: xử lý kịp thời.
8️⃣ Mô hình, công nghệ và phần mềm
Đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với tiến trình quản lý nhằm: Tạo thuận lợi cho việc quản lý, theo dõi và tối ưu hoá sự thay đổi
Ba mô hình chủ yếu đã được áp dụng phổ biến trong Khoa học quản lý: Mô hình 8 bước của John Kotter, Mô hình ADKAR (Nhận thức, Mong muốn, Kiến thức, Khả năng và Củng cố), và mô hình SWOT.
9️⃣ Cuối cùng là Năm bước đánh giá và hoàn thiện:
✍️ Xác định tiêu chí thành công (có sự tham gia của các bên liên quan, tiêu chí thành công phải thât cụ thể, có thể đo lường được, được ghi chép có hệ thống, thường xuyên xem xét lại và điều chỉnh).
✍️ Thiết lập KPIs (xác định tiêu chí đo lường KPIs thích ứng với từng lĩnh vực, từng đối tượng chịu ảnh hưởng và tương ứng với các tiêu chí thành công, đo lường được).
✍️ Thu thập phản hồi (mô hình D.R.A.T - chi tiết như dưới đây).
✍️ Xác định lĩnh vực chủ yếu (con người, quy trình, công nghệ, pháp luật, đào tạo...).
✍️ Phát hiện và xử lý nhanh các thách thức.
Mô hình 🇩 🇷 🇦 🇹trong thu thập ý kiến phản hồi cho rằng cần đa dạng hoá các thức thu thập ý kiến phản hồi:
🇩 - Diverse: theo phương pháp định tính và định lượng - hỗ trợ quá trình ra quyết định dựa trên các số liệu có căn cứ).
🇷 - Regular timing: Thông tin thu thập theo định kỳ để xác định và theo dõi được tiến trình thay đổi;
🇦 - Anonymity: Không lộ danh tính: để thông tin phản hồi khách quan và bảo vệ người có ý kiến: cần có kênh thu thập thông tin không định danh;
🇹- Two-way communication: Cần có cơ chế trả lời phản hồi một cách hiệu quả, nhanh chóng và công khai.
Lợi ích của việc đánh giá và tiếp tục hoàn thiện:
💕 Thích ứng: Việc theo dõi và tiếp tục hoàn thiện cho phép nâng cao tính thích ứng và phản ứng nhanh, nhằm khắc phục nếu sự thay đổi là không phù hợp.
💕 Hiệu quả: Sự theo dõi cho phép nâng cao tính hiệu quả của các chiến lược thay đổi.
💕 Thúc đẩy học tập và liên tục hoàn thiện.
💕 Duy trì niềm tin của các đối tác có quan quan: Cán bộ, Cơ quan Chính phủ, Cộng đồng Doanh nghiệp.
HAPPY TẾT TO YOU ALL.
CHÚC MỪNG NĂM MỚI ẤT TỴ.
